Закон Паркинсона в действии

Недавно прочитал (по наводке ailev) статью, которая сейчас почему-то уже недоступна. Хорошо, что гугль её ещё помнит. Потому немедленно заскрепбучил (ScrapBook Plus, если что).

И для меня в данном рассказе даже не особо важно с какой именно компанией всё описанное происходило, сколько суть происходивших процессов.
Когда имеешь возможность наблюдать аналогичные явления в твоей собственной компании, гораздо проще ориентироваться в происходящем и принимать решения что делать в конкретных ситуациях, когда от тебя требуется делать выбор.

Большой восторг вызывает современный "электронный документооборот". Не знаю существует ли хорошо продуманный и грамотно спроектированная система, но до сих пор такая не попадалась и о такой ни разу даже не слышал. Те ЭД, которые нередко к тому же громко называются "системами" (т.е. СЭДами) по сути оказываются системами организации работы с файлами того или иного типа. Большей частью файлами под мелкомягкий офис или pdf-ки, с tif-ами или jpeg-ами в случае необходимости. Ещё как-нибудь расскажу о многолетней эпопее пересылки звуковых файлов для технических процессов неподобающего формата. Сложно систематизировать трудно систематизируемую область? Ну так если бы это было легко, то с этим мог бы справиться один программист и таких систем в природе существовало бы "вагон и маленькая тележка". Что происходит сейчас? В компании выпускаются (кем-то) образцы разных документов, файлы эти всем раздаются для пользования. В случае необходимости открываем файл, редактируем, сохраняем с новым именем, отправляем. Да, и это именно doc-файл. Далеко не самый худший вариант. Однако при этой системе я знаю историю, когда один работник составил документ, который необходимо было согласовывать(!) с множеством начальником, но придя к секретарю узнал что документ буквально недействителен потому что напечатан текст был 12-ым кеглем, тогда как необходимо 13-ым. Да, да, да, это значит что "эта песня хороша - начинай сначала" - весь процесс нужно повторить ещё раз.
Это значит что работник некомпетентен? Конечно же, нет. Это значит что система формирования документов в лучшем случае несовершенна.
Не знаю почему в этой истории появился другой кегль:

• или работник сам его изменил для лучшего вида, не зная что это критично;


• или он набирал документ сам, не зная что есть "рыба" и где она;


• или редактируя всё-таки "рыбу" он наступил на грабли, например, начав печатать текст строчкой ниже...;

но в правильной системе у работника не должно быть возможности выбора, там где выбора не должно быть. Именно так, хоть это выглядит и как каламбур. Если создаём документ и он должен быть строго определённого формата, то возможность менять формат, как минимум, должна быть заблокирована. В принципе, запрет на редактирование doc-файла я видел, не знаю есть ли в нём же возможности такой частичной блокировки. (Блистать познаниями возможностей ворда или екселя не буду - давно не являюсь их активным пользователем, хотя по уровню владения являюсь приблизительно "продвинутым пользователем".)
Как правильно? Идеально - вариант, приближённый к xml. Сам документ ссылается на шаблон, где имеются именованные поля, заполняемые конечным пользователем. Стили, безусловно, и незачем им быть доступными в документообороте. Если это именно технологический документооборот. В принципе, тот же ворд позволяет использовать шаблоны .dot но можно ли из них наследовать (если можно задать) запрет на редактирование атрибутов, а не собственно содержимого?
Возражение может возникнуть только одно: "А если документ нужно отправить кому-то кто слыхом не слыхивал на нашем "крутом" документообороте?". Но если подумать, то решение очевидно - экспорт никто не запрещал. Внутри компании - нормальные документы, содержащие только самое нужное, а наружу - "хоть чёрта лысого".
Как можно относиться к пересылке в каждом документе графической шапки, которая нахрен никому не нужна?
А если идёт многоэтапная пересылка переписки, в каждое письмо которой очередной респондент включает лого компании, включение которого обязательно согласно какому-то там распоряжений, то список прикреплённых картинок начинает вызывать недоумение. При том что это нахрен никому не нужно и не служит тем целям, которые были заявлены в том самом злополучном распоряжении.
Если это так сильно нужно, то шапку с лого можно вкладывать на уровне почтовых серверов, при выходе переписки наружу.

Или вот ещё одна история, которая, собственно говоря, и является основным стимулом при написании этого поста. :)

Появилось задание произвести небольшое изменение на всех коммутаторах нашей компании. Сначала никто даже не поинтересовался насколько это возможно сделать на всех коммутаторах. Есть и другие нюансы, но не в этом суть. Спустя некоторое время присылают пару файлов. Один из которых - по сути алгоритм: если изменение возможно, то делаем его, если нет, то сделать другое, если и это невозможно, то третье... В принципе текст адекватный. Второй - форма для заполнения: филиал, предприятие, подразделения, коммутатор, и прочая дребедень, и ещё поля, которые как программист я бы назвал переменными состояния автомата выполнения предыдущего файла. Автор всего этого - один из ... менеджеров промежуточного звена. И вот тут-то как раз и вспоминается упомянутая ранее статья о менеджменте Нокии. Когда неплохой в общем-то специалист может пойти на повышение, но на должность в которой он, к сожалению, совсем не компетентен. По результатам усилий нашего менеджера видим то же самое. Тщательно продумывал возможные действия "технического планктона", аккуратно составил итоговую табличку, в некоторых полях сделал справочные списки - для того чтобы вместо да/нет кто нибудь не написал "да хрен его знает", что иногда гораздо ближе к действительности. :) Эту файлики он переслал дальше, те - дальше ... и так далее до тех.планктона. То есть мне теперь остаётся в новой строчке выбрать филиал, вписать название подразделения, реквизиты коммутатора (а адрес-то зачем?) и т.д.
Вроде всё нормально. Но мне становится жутко смешно, что каждый технарь будет вводить всю эту информацию, включая название своего коммутатора, как будто бы менеджеры представления не имеют где и какое у них оборудование.
Теперь представляем себе процесс дальше. Файлы возвращаются менеджеру, который должен собрать информацию от своих подчинённых технарей и свести в единую таблицу. Вопрос технологический: как имея десяток .xls-файлов собрать из них информацию в один .xls? Теоретически это сделать, конечно, можно: написать парсер, который будет сканировать файлы, страницы, в них таблицы и сводить всё это в один файл, одну страницу и одну таблицу. А практически - никто этим заниматься не будет. Тот самый менеджер, который это придумал, в лучшем случае будет ручками из одного файла копировать и в другой вставлять. Другие менеджеры могут быть не такими продвинутыми менеджерами и будут переносить информацию вручную. Вот это и есть квинтэссенция современного "электронного" документооборота.